Помощта в Портала за обществени поръчки е контекстно ориентирана – съдържанието й е съобразено с текущата тематична област и помага за разбирането и ползването на представената в нея информация. Тематичните области на Портала формират основното хоризонтално меню: АОП, Нормативна уредба, Практика, Електронни услуги, Възложители, Област на бизнеса, Обжалване и контрол.
Порталът за обществени поръчки е публично достъпна информационна система. Достъпът на потребителите е свободен с изключение на някои функционалности – разширено търсене в Регистъра на обществените поръчки (РОП) , създаване и управление на шаблони за търсене, задаване на автоматично уведомление по електронна поща за нова инфромация в РОП, отговаряща на определени шаблони и достъп до административен интерфейс. Тези функционалности изискват предварителна регистрация на потребителя.
Съществуват два вида регистрирани потребители – Интернет потребители и упълномощени потребители.
Регистрацията на Интернет потребителите се извършва от секцията "Вход", присъстваща във всяка тематична област на Портала. Важно е данните в полето "Е-mail" да бъдат коректни, защото активирането на регистрацията се извършва чрез електронно съобщение , изпратено на указания адрес.
Регистрацията на упълномощен потребител се извършва по служебен път от администраторите на РОП след получаване на заявление за създаване на упълномощен потребител. Детайли по темата могат да бъдат намерени в тематичната област "Практика" -> "Практически указания" -> "Указания за създаване на упълномощен потребител в Регистъра на обществени поръчки". Достъпът на упълномощените потребители до информационната система на Портала обхваща и т.н. административна част, чрез която могат да бъдат въвеждани, наблюдавани и коригирани on-line образци за обществени поръчки.
Най-важният компонент на Портала за обществени поръчки е Регистърът на обществените поръчки, който представлява единна електронна база данни, съдържаща информация за всички процедури за възлагане на обществени поръчки в страната. Всяка обществена поръчка, публикувана в Регистъра, получава уникален номер на поръчката с формат nnnnn-yyyy-xxxx , където nnnnn е партидата на възложителя, yyyy - годината, в която е открита процедурата, а xxxx - поредността на поръчката за годината. Партидата на възложителя е 5-цифрено число и представлява поредният номер на вписването на възложителя в РОП.
За достъп до Регистъра на обществените поръчки се избира "Регистър" или "Електронни услуги". Реализирани са два механизма на търсене в базата данни на Регистъра – бързо и разширено търсене. Бързото търсене включва най-често използваните критерии. Разширеното търсене позволява филтриране на информация от РОП по широка гама от критерии. При разширеното търсене има две възможности – търсене на преписки и търсене на отделни документи, в зависимост от избраната препратка. Критериите за търсене са разделени на групи. Натискането с мишката върху заглавието на групата показва/скрива критериите в нея.
Чрез разширеното търсене потребителите имат възможност за запазване на дадена комбинация от критерии като шаблон, който може да бъде използван многократно. Всяко лице може да се абонира и за получаване на уведомление по електронна поща за публикувани документи в РОП, които отговарят на зададените критерии. Достъп до шаблоните си всеки потребител има чрез разширеното търсене, след избор на връзката “Шаблони за търсене от профил”.
Особености при търсенето:
Пълният формат на изписване на уникалния номер на обществената поръчка може да не се спази – допустимо е да не се изписват водещите нули. Освен това не е необходимо да се задава целият номер на поръчката. Възможно е да се търси само по партиден номер на възложителя, при което резултатът включва всички негови поръчки. Може да се търси и по частичната комбинация партида-година, резултатът от търсенето по която включва всички преписки на указания възложител за указаната година.
Търсенето по ключова дума в текстовите полета (в описанието на предмета на поръчката, в наименованието на възложителя, в наименованието на изпълнителя) може да се извърши по една или повече ключови думи. Въвеждането само на една дума води до намирането на всички обекти, в които се среща тази дума. При въвеждането на две или повече думи, когато ключовите думи са разделени с празно пространство (интервал), системата намира обектите, в които се срещат всички указани думи (логическо „И”). Когато ключовите думи са разделени със запетая (,), системата намира обектите, в които се среща поне една от тях. (логическо „ИЛИ”). Двата подхода могат да се комбинират, като операцията „И” има приоритет пред операцията „ИЛИ”. При текстовото търсене системата не прави разлика между малки и главни букви.
При търсене по критерия “Статус на поръчката” е полезно да се знае значението на различните статуси:
Отворена – не е изтекъл крайният срок за подаване на оферта/заявление за участие в процедурата;
Затворена – изтекъл е крайният срок за подаване на оферта/заявление за участие в процедурата;
Прекратена – процедурата е прекратена с решение на възложителя;
Възложена – публикувана е поне една информация за сключен договор;
Частично възложена и частично прекратена – такъв статус може да има обществена поръчка с обособени позиции, част от които са прекратени, а за други има информация за сключен договор;
Частично прекратена – такъв статус може да има обществена поръчка с обособени позиции, част от които са прекратени;
Неизвестен – процедура на договаряне без обявление или договаряне с покана, за които е неизвестен крайният срок за подаване на на оферта/заявление за участие.
